نرم افزار حسابداری چیست و چه کاربردی دارد؟
آیا می دانید نرم افزار حسابداری چیست و چه کاربردی دارد؟ نرم افزار های حسابداری چه مزیت هایی دارند؟ چقدر با وظایف اصلی یک حسابدار آشنا هستید؟
این روز ها که نرم افزار حسابداری جای حسابداران را در کسب و کار ها گرفته، برای هر کارفرمایی ضروری است تا آنها را بشناسد و بتواند از آنها در کسب و کار خود استفاده کند، نرم افزار حسابداری به عنوان نرم افزار حقوق و دستمزد هم شناخته می شود اما بسیار فراتر از این است، برای شناخت نرم افزار حسابداری باید اول با فرایند های حسابداری و وظایف حسابداری آشنا شویم.
حسابداری چیست؟
آیا می دانید حسابداری چیست؟ به فرایند ثبت، بررسی و تمامی ارتباطات مالی حسابداری گفته می شود، این فرایند می تواند برای شخص، شرکت یا نهاد های مختلف باشد، حسابداری شامل شاخه های مختلفی، از جمله:
- حسابداری مالی: حوزه کار حسابداری مالی، در تهیه گزارش های اطلاعات مالی جهت ارائه به سهامداران یا اداره مالیات است.
- حسابداری مدیریت: حوزه کاری حسابداری مدیریت، شامل تجزیه و تحلیل اطلاعات مالی جهت استفاده مدیریت برای کنترل شرایط مجموعه است.
- حسابداری هزینه ها: حسابداری هزینه ها، همان طور که از اسمش پیداست، به بررسی و تهیه گزارش از هزینه ها می پردازد تا راه های کاهش هزینه ها بررسی شود، کارهایی که همگی با نرم افزار حسابداری قابل انجام است.
حسابداری سنتی با اسناد کاغذی و ماشین حساب
وظایف اصلی یک حسابدار چیست؟
آیا می دانید وظایف اصلی یک حسابدار چیست؟ اصلی ترین وظایف هر حسابدار در هر مجموعه ای شامل چند مورد اساسی می باشد، که عبارتند از:
- وظایفی مثل صدور فاکتور برای مشتری و ثبت آن
- دریافت فاکتور هزینه ها
- پرداخت دستمزد و حقوق به کارمندان
- تهیه صورت های مالی مانند: صورتحساب ها، گزارش سود، ترازنامه و صورتحساب هزینه ها
- ایجاد گزارش های مدیریتی (شامل میزان سود و ضرر، میزان هزینه ها)
- ایجاد گزارش های پرداختی مربوط به مالیات و پرداخت مالیات
همه این وظایف در مجموعه هایی از نیروی انسانی، توسط چندین نفر در شرکت های بزرگ انجام می شوند، در صورتی که به سادگی می توانید توسط نرم افزار حسابداری همه ی این کار ها را انجام دهید.
نرم افزار حسابداری چه کاربردی دارد؟
آیا می دانید نرم افزار حسابداری چه کاربردی دارد؟ حال که با حسابداری و وظایف حسابداران آشنا شدیم، وقت آن است که سراغ نرم افزار حسابداری برویم، در عصر کنونی که تکنولوژی در مسیر پیشرفت یاری دهنده ما شده، برای هرکاری سخت افزار یا نرم افزاری وجود دارد و وظایفی که روزی بر عهده نیروی انسانی بوده را به بهترین نحو انجام می دهد، حسابداری نیز از این امر مستثنی نیست.
نرم افزار حسابداری، نرم افزاری است که توانایی انجام تمامی امور حسابداری از جمله: ثبت ورودی و خروجی های مالی و تهیه گزارش های مالی را دارد، نرم افزارهای حسابداری به عنوان نرم افزار های حقوق و دستمزد هم شناخته می شوند.
مزیت های نرم افزار حسابداری
مزیت نرم افزار حسابداری این است که، تمامی امکانات و اعمال مالی مورد نیاز حسابدار را در محیط کامپیوتری (آنلاین یا آفلاین) در اختیار کاربر قرار می دهد، به این شکل نیاز به دفاتر حسابداری کاملا از بین می رود، می توان گفت بزرگترین مزیت های نرم افزار های حسابداری که در ادامه به بررسی آنها موارد می پردازیم، عبارتند: از
- سرعت آن در فرایند ها
- سازماندهی موارد مالی
- سهولت دسترسی به گزارش ها
- دقت در بررسی آمار مالی
سرعت نرم افزار حسابداری
با پیدایش تکنولوژی مفهوم سرعت در انجام امور مفهوم جدیدی پیدا کرده است، کارهایی که توسط حسابدار با مداد و کاغذ چندین ساعت زمان می برد، حالا با نرم افزار حسابداری در چند ثانیه قابل اجرا است.
محاسبات ریاضی، که روزی با چرتکه یا ماشین حساب انجام می شد حالا با چند کلیک بدون ایجاد خستگی برای حسابدار قابل اجراست و شکی نیست، که سرعت پردازش رایانه چندین برابر سرعت پردازش انسان است.
دقت نرم افزار حسابداری
نیاز به توضیح نیست که رایانه در محاسبات ریاضی کاملا بدون خطا است، بهترین حسابداران هم نیاز دارند تا چند بار اعداد را بررسی کنند تا از صحت امور اطمینان کسب کنند اما محاسباتی که نرم افزار حسابداری انجام می دهد کاملا بی نقص است.
اهمیت دقت در حسابداری در این است که گزارش های مالی معمولا مبنای برنامه ریزی مجموعه برای آینده هستند، همین طور گزارش های حسابداری نقش کلیدی در امور مالیاتی دارند و هرگونه خطا در گزارشات حتی به صورت سهوی، جرم محسوب می شود.
سهولت دسترسی و بررسی
تصور کنید مدیر مجموعه ای هستید و مجموعه شما ناگهان دچار کمبود منابع مالی می شود، در این شرایط اول از همه نیاز دارید تا ورودی و خروجی های مالی و هزینه ها و همین طور تمام منابع مالی را بررسی کنید تا مشکل را پیدا کنید.
ممکن است حتی نیاز به بررسی گزارش های مالی ماه ها و سال های اخیر داشته باشید، اگر حتی تمام اسناد مالی سال های اخیر را داشته باشید( که فضای بسیار زیادی برای ذخیره آنها اشغال خواهد شد)، بررسی و تهیه گزارش هزاران اسناد کاغذی از بین پوشه ها ماه ها زمان خواهد برد، ناگفته نماند این به شرطی است که تمامی اسناد به درستی ثبت شده باشند.
اما با یک نرم افزار حسابداری تمام اطلاعات در رایانه شما موجود خواهد بود و شما قادرید با چند کلیک ساده تمام گزارشات، فاکتور ها و صورتحساب های قدیمی را ببینید، علاوه بر آن حتی می توانید از نرم افزار بخواهید تا مشکل را برایتان پیدا کند.
امنیت اسناد مالی
یکی از خطرهایی که همیشه اسناد کاغذی را تهدید می کند، خطر رطوبت زدگی یا حمله جانوران موذی در انبار ها و در کل از بین رفتن اسناد است و این به شرطی است که شما فضا برای ذخیره کردن حجم بزرگی از اطلاعات فیزیکی را داشته باشید.
با یک نرم افزار حسابداری شما می توانید اطلاعات مالی چندین سال مجموعه را در رایانه خود ذخیره کنید و حتی نگران از دست دادن آنها نباشید.
همچنین برخی از نرم افزار های حسابداری این امکان را به شما می دهند که اطلاعات را در فضای ابری( به صورت آنلاین) ذخیره کنید و امکان از بین رفتن آن را به صفر برسانید! لازم به ذکر نیست که در صورت استفاده از فضای ابری برای ذخیره اطلاعات، شما در هر مکان و زمانی و توسط هر دستگاهی به اطلاعات دسترسی خواهید داشت.
نیروی انسانی
همان طور که گفته شد، محاسبات حسابداری بسیار زمان بر و خسته کننده هستند و بدون نرم افزار حسابداری، برای انجام این محاسبات نیاز به استخدام چندین نفر خواهید داشت.
و با این حجم از کار در انجام محاسبات حسابداری، وجود ایراداتی در محاسبات و خطای انسانی دور از ذهن نیست، در صورتی که استفاده از یک نرم افزار حساداربداری، باعث کاهش هزینه های نیروی انسانی و بالا بردن دقت در انجام محاسات می شود.
