نرم افزار انبارداری چیست و چه فوایدی دارد؟

نرم افزار انبارداری چیست و چه فوایدی دارد؟

برای شناخت نرم افزار انبارداری و کارکرد آن، خوب است تا اول در مورد انبارداری بیشتر بدانیم. انبارداری شامل چه فرایندهایی است؟ انباردار چه وظایفی دارد؟ انبارداری چه کمکی به مجموعه ما میکند؟ مزایای نرم افزار انبارداری نسبت به انبارداری سنتی چیست؟

انبارداری

انبارداری اصطلاحا به تمام کارهایی که به نگهداری و سازماندهی کالا ها می پردازد، گفته می شود. در مجموعه ای که دارای محصولاتی برای عرضه و فروش است، انبارداری یکی از رکن های اساسی است. انبار اصطلاحا به مکانی که کالا ها نگهداری می شوند گفته می شود. انبار یک مجموعه می تواند شامل مواد اولیه مثلا مواد خوراکی برای رستوران ها، یا مواد لازم و مصرفی مثل کاغذ برای چاپخانه باشد. علاوه بر این انبار شامل کالا های ساخته شده و یا اجناس خریداری شده که بدون تغییری به فروش میرسند هم هست. انبارداری با افزایش اطلاعات ما از محصولات موجود به مدیریت منابع و افزایش بهره وری کمک می کند.

طرح گرافیکی از انبارداری

فرایند

در مرحله اول که محصولات (مواد اولیه یا مصرفی یا کالا های آماده فروش) وارد مجموعه میشوند، وظیفه قسمت انبارداری، چیدمان محصولات است. چیدمان محصولات باید به نحوی باشد که تمامی محصولات قابل دسترسی باشند و به سادگی بتوان آنها را پیدا کرد. چیدمان باید به گونه ای باشد که استفاده از فضای موجود به بهترین شکل انجام گیرد. همچنین در چیدمان باید به انباشتگی محصولات دقت ویژه ای کرد تا از آسیب دیدگی محصولات جلوگیری شود.

بعد از چینش اولیه، وقتی محصولات جدید وارد مجموعه می شوند، باید پذیرش شوند. به این معنا که تیم انبارداری باید هر محصول را بشناسد و وقتی کالایی وارد میشود که مشابه آن در انبار وجود دارد، آنها را کنار هم قرار دهد. بر این اساس تیم انبارداری نیاز به لیست تمامی محصولات و همچنین آمار آنها دارد.

مهم ترین فرایند در انبارداری، نگهداری از محصولات است. منظور از نگهداری محافظت محصولات در برابر عوامل آسیب زننده مختلف است. برای مثال کاغذ باید همیشه در مکان خشک و عاری از هرگونه رطوبت نگهداری شود. یا در مورد مواد خوراکی، تیم انبارداری باید از تاریخ انقضای همه محصولات اطلاع داشته باشند، تا از هدر رفتن منابع جلوگیری کنند.

و در مرحله آخر، آخرین فرایند انبارداری بسته بندی و صدور محصولات است. وقتی درخواستی برای یک محصول ثبت می شود. انباردار به کمک لیست محصولات، اطلاع میدهد که محصول مورد نظر موجود است یا خیر. سپس در صورت موجود بودن، آن را بسته بندی می کند، خروج محصول را ثبت می کند و آن را به دست درخواست کننده می رساند.

ضرورت

تصور کنید مدیر رستورانی هستید و در یک شب شلوغ در غذاخوری رستوران، به شما اطلاع می دهند که مواد اولیه پخت غذا به اتمام رسیده یا فاسد شده است. در این شرایط ضرورت انبارداری بر شما آشکار می شود. یک روتین انبارداری مناسب می توانست از این فاجعه جلوگیری کند. در یک نظام انبارداری سنتی هم امکان خطا وجود دارد. اگر خروج محصول از انبار ثبت نشود یا فرم های انبارداری در دسترس نباشند یا از بین بروند بازهم بروز همچین اشتباهی دور از ذهن نیست. اما با کمک یک نرم افزار حسابداری، شما هیچوقت نگران از دست دادن اطلاعات انبار نخواهید بود.

نقش حیاتی انبارداری در کسب و کار

نرم افزار انبارداری

همانطور که گفته شد انبارداری در مجموعه هایی که مواد اولیه نگهداری می کنند یا محصولی عرضه می کنند ضروری است. اما انجام فرایند های مربوط به اسناد انبارداری کار ساده ای نیست. با پیشرفت تکنولوژی در عصر حاضر، نرم افزار ها وظایف نیروی کار را ساده تر کرده اند. نرم افزار انبارداری به شما کمک می کند تا بهره وری سفارشات در مجموعه را افزایش دهید. به این صورت که در هر لحظه از موجودی انبار اطلاع دارید. حذف زمان مورد نیاز برای کسب اطلاعات انبار در انبارداری سنتی، کمک می کند تا مجموعه به سفارشات بیشتری پاسخگو باشد. به بیان دیگر، نرم افزار انبارداری با بالا بردن سرعت پاسخگویی مجموعه به مشتری، باعث می شود سفارشات سریع تر به دست مشتری برسد که این مسئله رضایت مصرف کننده را افزایش می دهد.

معمولا نرم افزار حسابداری و انبارداری در یک نرم افزار باهم ادغام می شوند. این نرم افزار ها علاوه بر موجودی محصولات، می تواند گزارشی از موجودی ارزش مالی محصولات نیز به شما ارائه بدهد. نرم افزار حسابداری و انبارداری به شما کمک می کند تا علاوه بر گزارش های حسابداری و گزارش های انبارداری، به گزارش های نرخ تمام شده هر کالا هم دسترسی داشته باشید. نرخ تمام شده یک محصول به معنای این است که هر محصول، با چه قیمتی وارد مجموعه شده، چه میزان منابع انسانی و مادی (مثلا هزینه اجاره انبار) برای حفظ و نگهداری از آن صرف شده، چه مدت در انبار بوده (رکود سرمایه) و با چه قیمتی به فروش رسیده است. اطلاع از نرخ تمام شده محصول به شما در تخمین قیمت فروش و اطلاع از سود خالص کمک میکند.

مزایای استفاده از نرم افزار انبارداری

مدیریت انبار با فرم های کاغذی نیازمند نیروی انسانی متعدد جهت ثبت ورود و خروج محصولات و همچنین بررسی مورد به مورد تاریخ انقضای محصولات است. با نرم افزار انبارداری همه این کارها با وجود یک نفر نیروی کار قابل انجام است. کالا ها کد گذاری می شوند و به کمک بارکد شناسایی می شوند. هر ورود و خروج توسط یک نفر و با کمک بارکد خوان ثبت می شود و لیست محصولات مدام به روز می شود.

نرم افزار انبارداری می تواند در صورت اتمام و یا نزدیک به اتمام بودن یک محصول شما را در جریان قرار دهد و اگر محصولی در شرف فاسد شدن است، به شما اخطار دهد. در صورتی که اطلاعات صحیح وارد شده باشند نرم افزار انبارداری می تواند به شما در پیدا کردن محصول در انبار کمک کند.  گزارش های میزان و قیمت محصولات ورودی و خروجی در نرم افزار انبارداری در هر لحظه قابل دسترسی است. همچنین شما می توانید با اتصال نرم افزار به اینترنت در هر مکانی به گزارشات مورد نیاز دسترسی داشته باشید.